Esküvői szerződés: mire figyelj helyszínnél, fotósnál, videósnál

Az esküvői szerződés az az írásos megállapodás, ami rögzíti, hogy a helyszín, a fotós, a videós, a catering vagy a zenekar pontosan mit, mikor, mennyiért ad, és mi történik, ha valamelyik fél mégsem tud teljesíteni. A legtöbb esküvői vita nem rosszhiszemű szolgáltatóból fakad, hanem egy pontból, amit senki nem írt le. Ez az útmutató végigveszi, mi kell minden esküvői szerződésbe, mit érdemes külön kikötni helyszínnél, fotósnál és videósnál, és mit kérdezz aláírás előtt. Általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás: nagyobb értékű vagy szokatlan szerződést nézessen át ügyvéddel.

Mi legyen egy esküvői szerződésben? A 15 pontos ellenőrzőlista

Az alábbi táblázat esküvői szerződés mintaként is használható: ha egy pont hiányzik a kapott szerződésből, kérd írásban aláírás előtt. Egy korrekt szolgáltató nem fog tiltakozni az ellen, hogy leírja, amit amúgy is vállal. A jobb oldali oszlop azt mutatja, milyen megfogalmazásnál érdemes megállni.

Fizetési ütemezés: foglaló vagy előleg az első befizetés?

Az esküvői szerződés leggyakrabban félreértett része az első befizetés. A magyar jog a kettőt élesen elválasztja. A foglaló a szerződés megerősítésére adott összeg: ha a szerződés olyan okból hiúsul meg, amiért ti feleltek, a foglaló elvész; ha olyan okból, amiért a szolgáltató felel, a kapott foglaló kétszeresét köteles visszaadni; ha egyik fél sem felel, vagy mindkettő, a foglaló egyszerűen visszajár. Az előleg ezzel szemben a vételár része: ha a szerződés meghiúsul, egyszerűen visszajár, függetlenül attól, ki miatt. Ahhoz, hogy egy összeg foglalónak számítson, a szerződésből egyértelműen ki kell tűnnie, hogy foglalóként adjátok, és ténylegesen át is kell adni. Ez általános tájékoztatás: konkrét szerződést ügyvéddel érdemes átnézetni.

• Ne a címszót nézd, hanem a visszatérítési feltételeket. Sok szolgáltató "előleget" ír, de a szöveg valójában foglalóként viselkedik (nem jár vissza), vagy fordítva. Kérd, hogy a szerződés a nevén nevezze, és egy mondatban írja le, mi történik lemondáskor.
• A teljes ár 20-30 százaléka helyszínnél, fotósnál és zenekarnál megszokott első befizetés; az 50 százalék magas, de kis vállalkozásnál, amelyik miattatok más munkát utasít el, nem ritka. A jog a túlzott mértékű foglaló mérséklését is lehetővé teszi, de erre jobb nem építeni.
• Egy méltányos ütemezés a jegyesség idejére osztja el a hátralékot: egy köztes részlet 3-6 hónappal a nap előtt, a végösszeg 1-4 héttel előtte. Ha hónapokkal korábban kifizeted a 100 százalékot, nem marad eszközöd, ha valami félremegy.
• Utalással vagy kártyával fizess, hogy legyen nyoma. A készpénz később nem bizonyítható, és a foglaló átadását pont bizonyítani kell tudni.
• Nézd meg, bruttó vagy nettó árat kaptál, és hogy a szolgáltató alanyi adómentes-e. A "+ áfa" a végszámlán 27 százalékot jelent, ez az egyik leggyakoribb meglepetés.
• Kérdezd meg, mi történik, ha egy részlettel késtek: rövid türelmi idő és írásos felszólítás rendben van, azonnali felmondás a foglaló megtartásával nincs.

Lemondási feltételek, időpont-módosítás és vis maior

A jó lemondási feltétel egy sávos skála, ami azt tükrözi, mennyire nehéz a szolgáltatónak újra eladni a napotokat. Minél korábban mondtok le, annál több jár vissza. A pontnak azt is tartalmaznia kell, mivel tartozik nektek a szolgáltató, ha ő mond le: legalább minden befizetett összeg visszatérítésével (foglalónál a kétszeresével), és ideális esetben segítséggel a helyettes keresésében. Az időpont-módosítás külön bekezdést érdemel. A legtöbb szolgáltató egyszer díjmentesen átteszi a dátumot egy szabad napra, ha időben szóltok, de ez legyen leírva: egy szóbeli ígéret egy évvel később, teli naptárnál, keveset ér.

A vis maior az egyik fél által sem befolyásolható eseményeket fedi. 2020 óta a legtöbb esküvői szerződés pontosabban fogalmaz: sorolja fel, mely események tartoznak ide, mondja ki, hogy visszatérítés, jóváírás vagy díjmentes új időpont jár, és mindkét félre vonatkozzon. Az a pont, ami vihar esetén a szolgáltatónál hagyja az összes befizetést, de a ti akadályoztatásotokat sima lemondásként kezeli, egyoldalú, és érdemes újratárgyalni.

Szolgáltatónként: helyszín, fotós, videós, catering, zenekar, dekoratőr, esküvőszervező

Esküvői helyszín szerződés minta: mit kössetek ki

• Kizárólagosság: az egész birtok a tiétek, vagy csak bizonyos termek, és futhat-e párhuzamosan másik rendezvény.
• Hozzáférési idők a pakoláshoz, a szertartáshoz, a vacsorához és a bontáshoz, plusz a zene végének időpontja, amit gyakran nem a helyszín, hanem a helyi önkormányzati zajrendelet szab meg.
• Minimális fogyasztás vagy minimális létszám, a végleges létszám leadási határideje, és hogy az után lefelé is módosítható-e, nem csak felfelé.
• Kötelező beszállítói lista, dugódíj, tortaszervírozási díj, parkolás, a pár szállása, és ki fizeti a kárt vagy a rendkívüli takarítást.
• Esőterv: melyik belső teret kapjátok, ha a kültéri szertartás elmarad, és ki dönt róla, mikor.

Esküvői fotózás szerződés minta: mit kössetek ki

• Hány órás a jelenlét, hány fotós dolgozik, és név szerint ki fényképez, helyettesítési ponttal betegség esetére.
• Hány szerkesztett kép jár, milyen stílusban, és kaptok-e nyers fájlokat (a legtöbb fotós nem adja ki, és ezt a szerződés mondja ki).
• Átadási határidő: rögzített dátum az online galériára és az albumra, jellemzően 4-12 hét a képekre.
• Képfelhasználási jog: a szerzői jog jellemzően a fotósnál marad, ti saját célú felhasználási engedélyt kaptok nyomtatásra és megosztásra. A fotós reklámcélú felhasználásához (weboldal, közösségi média, pályázat) a ti hozzájárulásotok kell, mert a képmás felhasználása hozzájáruláshoz kötött; a szerződés mondja ki, hogy ezt megtagadhatjátok.
• Biztonsági mentés: meddig őrzi a fájlokat, és két kártyára fényképez-e egyszerre.

Esküvői videós szerződés minta: mit kössetek ki

• Pontosan mi készül: highlight film (hány perces), teljes szertartás, vágatlan beszédek, drónfelvétel, és ezek közül mi van az árban.
• Átadási határidő filmenként: a highlight és a teljes film jellemzően 8-16 hét, ezt naptári dátummal írjátok le.
• Zene: jogtiszta zenét használ-e, és a film emiatt közzétehető-e nyilvánosan, vagy csak privát linken.
• Drón: van-e hozzá engedélye és biztosítása, és a helyszín engedi-e a repülést.
• Hány módosítási kör jár a kész filmen, és mennyi a további vágás díja.

Catering szerződés

• Fejenkénti ár menünként, a fogások és adagok, allergén- és diétakezelés, valamint a szolgáltatói menük és a gyerekmenü ára.
• Személyzeti arány, kiszolgálási idő, túlóra személyenként, és a szervizdíj százalékban, azzal, hogy az a személyzethez kerül-e borravalóként.
• A végleges létszám határideje, a menüváltoztatás utolsó napja, és van-e minimális rendelés.
• Benne van-e az étkészlet, a textil, a poharak és a bárszemélyzet, és ki viszi el a maradékot és a hulladékot.

Zenekar vagy DJ szerződés

• Kezdés, a szettek száma és hossza, a szünetek rendje, és szól-e felvett zene a szünetekben.
• Név szerint a fellépők, és mi történik, ha egy tag kiesik; a túlóra díja óránként vagy plusz szettenként.
• Hang- és fénytechnika, áramigény, és a színpad vagy a hely mérete, amit a helyszínnek biztosítania kell.
• Kívánságlista és tiltólista, valamint ezek leadási határideje.

Dekoratőr és virágkötő szerződés

• Tételes lista a kompozíciókról virágfajtával és mérettel, és helyettesítési pont arra, ha egy virág nem kapható a napon.
• Szállítási és építési időpont, bontás, és ki viszi vissza a bérelt vázákat, boltíveket, állványokat, plusz a hiányzó tételek díja.
• A tervmódosítás és a mennyiségváltoztatás utolsó napja.

Esküvőszervező szerződés minta: mit kössetek ki

• A szolgáltatás szintje (teljes szervezés, részleges, csak a nap koordinálása) azzal, hogy mi tartozik bele és mi nem, és hány egyeztetés vagy óra jár.
• Hogyan kap díjat: fix összeg, a költségvetés százaléka vagy óradíj, és kap-e jutalékot az általa ajánlott szolgáltatóktól. Kérd, hogy minden jutalékot írásban jelezzen.
• Hány órát van jelen az esküvő napján, hány asszisztenssel, és ki veszi át, ha ő maga nem ér rá.

Átadási határidők és képfelhasználási jog: mit írjatok le

Az esküvő után a két leggyakoribb súrlódás a képek átfutása és az, hogy ki mit csinálhat velük. Mindkettőt egyetlen bekezdés rendezi a szerződésben. Az átadási határidő legyen naptári dátum vagy hetekben megadott szám, ne "amint elkészül", és legyen mellette következmény: mi jár, ha a szolgáltató csúszik. A felhasználási jognál három kérdésre kell válasz: kié a szerzői jog (jellemzően a fotósé és a videósé marad), mit tehettek ti a képekkel (saját célú nyomtatás, megosztás, közzététel általában korlátlanul), és felhasználhatja-e a szolgáltató a képeiteket a saját marketingjében. Ez utóbbihoz a ti hozzájárulásotok kell, és a szerződés mondja ki, hogy ezt megtagadhatjátok vagy később visszavonhatjátok.

Felelősség, biztosítás és amit az apró betű elrejt

Minden szolgáltatónak, aki belép a helyszínre, legyen felelősségbiztosítása, és sok helyszín ezt igazoltatja is a beszállítókkal. Kérd el a kötvény adatait, és nézd meg, értelmes-e az összeg. Olvasd el a szolgáltató felelősségkorlátozását is: egy fotósnál megszokott, hogy a felelősségét a díj összegében maximálja, mert az elveszett képek érzelmi értékét egyetlen biztosító sem fedezi, de az nem megszokott, hogy egy helyszín elhárítsa a felelősséget a saját területén történt balesetekért. Az esküvői biztosítás a pár számára külön termék: fedezi a szolgáltató kiesését, a lemondást és néha az elveszett foglalót; hogy megéri-e a díja, attól függ, mennyit fizettetek előre.

Mit kérdezz aláírás előtt minden esküvői szolgáltatótól

1. Az első befizetés foglaló vagy előleg, és a szerződés melyik pontja mondja ki, mi történik vele lemondáskor?
2. Ha át kell tennünk a dátumot, megtehetjük egyszer díjmentesen, és mennyivel előtte kell szólnunk?
3. Mi történik, ha te személyesen nem tudsz jönni a napon: ki helyettesít, és jóvá kell-e hagynunk?
4. Mely költségek nincsenek a végösszegben? Kérd, hogy nevezzen meg minden lehetséges extrát, majd kérj írásos felső határt.
5. Mennyi a túlóra díja, és a mi oldalunkról ki engedélyezheti a napon?
6. Pontosan mikor kapjuk meg az egyes átadandókat, és mi történik, ha ez a dátum csúszik?
7. Láthatjuk a felelősségbiztosítás igazolását és a szerződés másolatát, mielőtt bármit fizetünk?
8. Megtagadhatjuk, hogy a képeinket a marketingedben használd?
9. Bruttó vagy nettó az ár, és számlát kapunk minden részletről?

A válaszok kerüljenek magába a szerződésbe vagy egy e-mailbe, amit megőriztek. Olvasd el az egész dokumentumot, a belinkelt általános szerződési feltételekkel együtt; egy linkelt oldal aláírás után is változhat, ezért kérj dátumozott másolatot. Soha ne írj alá üres mezőkkel, és ha a szolgáltató verziója kéri, szignózz minden oldalt. Két aláírt példány készüljön, egy nektek, egy neki.

Gyakori hibák esküvői szerződésnél

• Foglaló fizetése a szerződés elolvasása előtt. Amint a pénz átment, hátrányból tárgyaltok.
• Az árajánlatra vagy egy üzenetfolyamra hagyatkozás a szerződés helyett. Ha a tételes ajánlat nincs mellékletként csatolva, a homályos pont nyer.
• Annak feltételezése, hogy akivel találkoztatok, az jön el. Név és helyettesítési pont nélkül egy munkatársat is kaphattok.
• A túlóra pont átugrása, mert "úgyis időben végzünk". Az esküvők csúsznak; az el nem olvasott túlóra díj a végszámla leggyakoribb meglepetése.
• Az időpont-módosítás feltételeinek leíratlanul hagyása. A szóbeli "persze, áttesszük" elpárolog, amint a naptár betelik.
• A képfelhasználási jog figyelmen kívül hagyása, majd meglepődés, amikor az első tánc egy fizetett hirdetésben bukkan fel.
• Helyszín-szerződés aláírása esőterv nélkül, vagy olyan zenevégi időponttal, ami ütközik a már aláírt zenekari szerződéssel.
• Nettó ár bruttóként olvasása: a 27 százalék áfa a végszámlán jelenik meg, ha nem kérdeztetek rá.

Egy utolsó, megtanulásra érdemes szokás: minden aláírt szerződés, minden részlet és minden határidő legyen egy helyen, hogy a fotók átfutása, a végleges létszám leadása és az utolsó fizetés ne hat különböző e-mail-szálban éljen. A Wedding Co-Pilot szerződéselemzője beolvassa a feltöltött esküvői szerződést, és egy ehhez hasonló ellenőrzőlista alapján jelzi a hiányzó pontokat, a szállítói nyilvántartás pedig minden szolgáltató fizetéseit és határidőit a költségvetés mellett tartja. Második szempár, nem helyettesíti azt, hogy magad is elolvasd a dokumentumot.

Gyakori kérdések